Een foto verkleinen voor een online formulier

Een telefoonfoto is meestal 2–6 MB en 3000–8000 pixels breed. Online formulieren hebben vaak een maximale grootte per bijlage, en voor een pasfotoachtige foto of een handtekening kan die laag liggen. Dat doen ze om opslag en beoordelingsschermen behapbaar te houden, en omdat een gezicht op een pasje geen 12 megapixel nodig heeft.

Een portaal kan een bestand om meerdere redenen weigeren, en de foutmelding zegt niet altijd welke:

• Bestandsgrootte boven de limiet (het vaakst).
• Verkeerd formaat: veel systemen accepteren alleen JPG/JPEG, sommige ook PNG of PDF. HEIC van een iPhone wordt bijna altijd geweigerd.
• Afmetingen in pixels buiten het gevraagde bereik, bijvoorbeeld een minimale breedte of een vaste verhouding.
• Te klein: sommige portalen stellen ook een minimum.

Lees de instructies op alle vier de punten voordat je begint; dat scheelt een paar rondes proberen.

Groottelimieten voor bestanden horen bij een paar soorten formulieren. De precieze waarden verschillen per systeem en veranderen weleens, dus kijk altijd naar de melding bij het uploadveld.

• Overheidsformulieren waarvoor je inlogt met DigiD. Bij aanvragen bij gemeenten en andere overheidsinstanties voeg je vaak scans of foto’s van documenten toe, zoals een bewijsstuk, een contract of een loonstrook. Die formulieren noemen meestal de toegestane bestandstypen en een maximale grootte per bijlage; met meerdere telefoonfoto’s zit je daar snel boven.
• Een foto bij een aanvraag. Waar een foto van jezelf wordt gevraagd, staan er meestal eisen bij over formaat, afmetingen en maximale grootte. Die eisen zijn strikt: een foto die er niet aan voldoet, wordt geweigerd.
• Sollicitatieportalen. Cv, motivatiebrief, diploma’s en soms een profielfoto worden geüpload met een limiet per bestand, vaak een paar megabyte, maar soms lager.
• Inschrijvingen bij opleidingen en examens. Ook hier gaat het vaak om een pasfoto en scans van diploma’s, elk met een eigen limiet.

Strikt genomen is een kilobyte (KB) 1000 bytes en een kibibyte (KiB) 1024 bytes. Veel systemen gebruiken „KB” nog steeds voor 1024 bytes. Een limiet van „500 KB” betekent dus 500.000 of 512.000 bytes, afhankelijk van wie het portaal heeft gebouwd, en een bestand van 505.000 bytes komt bij het ene door en bij het andere niet.

Verkenner in Windows toont groottes in eenheden van 1024 bytes, terwijl het ze KB noemt, en rondt naar boven af; de Finder op een Mac rekent in duizendtallen. Daarom kan een bestand op de ene computer „490 KB” lijken en toch geweigerd worden.

De veilige aanpak: mik onder 1000 × N bytes. KiteConvert toont van elk resultaat het exacte aantal bytes, zodat je het zonder giswerk met de limiet kunt vergelijken.

Een JPG kun je op twee manieren kleiner maken, en de volgorde doet ertoe.

1. Verklein de afmetingen in pixels. Een formulierfoto wordt getoond in een kader van een paar honderd pixels breed. Een foto van 4000 pixels besteedt bijna al zijn bytes aan detail dat niemand ziet. Verkleinen tot de maat die het portaal vraagt (of tot zo’n 600–1000 px aan de lange kant als er niets staat) scheelt 90% of meer, zonder zichtbaar verschil op die grootte.
2. Verlaag de JPEG-kwaliteit. Zijn de afmetingen redelijk, dan past kwaliteit 70–85 meestal in een paar honderd kilobyte, en een kleine pasfoto vaak in rond de 100 KB. Onder ongeveer 50 verschijnen zichtbare blokjes rond gezichten en randen.

Verlaag je alleen de kwaliteit van een foto op volle grootte, dan krijg je een groot beeld vol artefacten. Verklein je eerst, dan krijg je een klein beeld dat er schoon uitziet.

1. Snijd de foto eerst bij, zodat hij laat zien wat het formulier vraagt, meestal hoofd en schouders tegen een effen achtergrond. Bijsnijden haalt pixels weg waar het portaal anders bytes aan kwijt zou zijn.
2. Open afbeelding comprimeren of JPEG comprimeren en sleep de foto erin. HEIC, PNG en WEBP worden geaccepteerd en komen eruit als JPG, het formaat dat portalen verwachten.
3. Stel een maximale grootte in volgens de eisen (of 1000–1200 px als er niets staat) en kwaliteit 75.
4. Controleer het resultaat: de grootte in bytes en de afmetingen. Zoom in op het gezicht. Is het bestand nog te groot, verklein dan eerst de maximale grootte en verlaag pas daarna de kwaliteit.
5. Vraagt het portaal exacte afmetingen in pixels, snijd de foto dan in een editor bij tot de juiste verhouding voordat je comprimeert.

De foto wordt op je apparaat verwerkt en nergens geüpload, wat telt bij pasfoto’s, kopieën van documenten en handtekeningen. De GPS-locatie wordt standaard verwijderd.

Handtekeningen zijn makkelijk klein te krijgen als je ze goed voorbereidt:

• Teken met een donkere pen op effen wit papier en fotografeer bij daglicht, zonder schaduwen.
• Snijd strak bij rond de handtekening. De meeste bytes in een foto van een handtekening zitten in het lege papier eromheen.
• Verklein tot de afmetingen die het formulier noemt; staat er niets, dan is 400–600 px breed ruim genoeg.
• Sla op als JPG. Een schone zwarte handtekening op wit past in een paar kilobyte.

Gescande diploma’s en bewijsstukken die als PDF onder een limiet moeten blijven, comprimeer je eerst als foto (bijvoorbeeld kwaliteit 75 en maximaal 1600 px) en voeg je daarna samen met de converter JPG naar PDF. De PDF weegt dan ongeveer evenveel als de foto’s samen, dus je weet vooraf of je onder de limiet blijft.

• foto.heic hernoemen naar foto.jpg. De naam verandert, de inhoud niet, en het portaal weigert het bestand of toont een kapot beeld. Zet het in plaats daarvan om.
• Een schermafbeelding van de foto maken. Dat voegt de interface van je telefoon toe en levert een PNG op, vaak groter dan het origineel.
• Twee keer comprimeren in verschillende tools. Elke ronde met verlies voegt artefacten toe. Begin steeds bij het origineel.
• Precies op de limiet mikken. Een bestand van 500.300 bytes komt niet door een controle op 500.000 bytes. Houd een marge van een paar procent aan.
• Het minimum vergeten. Vraagt het portaal een bestand tussen twee waarden, dan wordt een te klein bestand ook geweigerd.
• Afmetingen in centimeters. Noemt het formulier centimeters en een DPI, reken dan om: 3,5 cm bij 300 DPI is ongeveer 413 pixels (3,5 ÷ 2,54 × 300).

Op een Mac doet Voorvertoning beide stappen: Extra › Pas grootte aan om de afmetingen te wijzigen, en daarna Archief › Exporteer met de JPEG-kwaliteitsschuif, terwijl je de bestandsgrootte in het venster in de gaten houdt. Op Windows verkleint de knop voor formaat wijzigen in Paint de afmetingen, en Bestand › Opslaan als › JPEG-afbeelding slaat een JPG op, al heeft Paint geen kwaliteitsregeling. Beide werken per foto en geen van beide mikt op een exact aantal bytes, dus controleer de grootte achteraf.